Bagaimana pengotomatisan bisa mempercepat pertumbuhan bisnis anda

Pengotomatisan atau otomasisasi tidak hanya diperuntukkan bagi perusahaan besar atau raksasa. Hampir semua bisnis mengharuskan fokus pada proses dan alur kerja yang terbaik untuk melayani pelanggan. Bahkan sudah ada istilah bahwa “Fokus pada pelayanan kepada pelanggan akan menjadikan bisnis anda besar” dan ilmunya sama sulitnya seperti membuat roket untuk ke luar angkasa.

Salah satu cara untuk fokus pada layanan dan proses adalah bagaimana membuat bisnis anda berjalan lebih efisien dan efektif.

Setiap bisnis pasti menghadapi persaingan yang sengit baik dari segi penjualan atau pelayanan, dan yang tidak kalah penting adalah persaingan untuk efisiensi dan efektivitas dari bisnis itu sendiri.

Disitulah peran otomatisasi masuk: Untuk tetap kompetitif dalam bisnis, yang anda butuhkan adalah mengotomatisasikan bisnis anda dengan ide-ide kreatif yang membuat bisnis anda lebih efektif dan efisien, kalau tidak “Orang lain akan mendahului anda untuk melakukan hal tersebut sebelum anda sadar bahwa pengotomatisasian itu perlu”.

Kita ambil contoh proses IT pada system Distribusi Center (DC) di salah satu perusahaan retail terkemuka di indonesia saja, dari beberapa puluh proses IT yang telah diotomatisasikan, mulai penerimaan, penyimpanan sampai peda penyiapan barang untuk setiap tokonya, maka proses otomatsasi tadi sudah membantu lebih dari 9000 lebih toko untuk proses distribusi dan puluhan juta operasi dibawahnya yang pada awalnya dilakukan manual pada setiap harinya.

Pada perusahaan besar, manfaat proses otomatisasi akan bisa terasa sangat besar tapi sebenarnya tetap bisa kita ambil garis besarnya secara umum bahwa dari semua tingkatan bisnis yang melakukan proses otomatisasi baik bisnis kecil, menengah atau besar, prosentasi manfaat pengotomatisasian yang manfaatnya terasa sangat besar adalah pengotomatisasian untuk mengendalikan biaya demi mengakomodasi meningkatkan pertumbuhan yang lebih pesat.

Berikut beberapa tips untuk menerapkan proses otomatisasi kedalam bisnis anda atau minimal lingkungan kerja dimana anda berada saat ini.

  1. Dahulukan pengotomatisasian pada proses yang termudah.

Pilihlah tugas-tugas yang sekiranya hanya hafalan atau rutinitas tanpa perlu ada keputusan yang harus diambil oleh manusia. Dengan mengotomatisasikan proses ini maka mungkin anda akan dapat menghindari kesalahan kesalahan yang disebabkan oleh faktor manusia dan anda akan bisa menghemat banyak waktu dalam pelaksanaannya.

  1. Membangun budaya yang mendorong timbulnya otomatisasi.

Pada beberapa pendapat mungkin ini terdengar lebih cocok untuk perusahaan besar saja, tapi pada kenyataannya mungkin ini lebih mudah diterapkan pada saat bisnis masih kecil. (dengan anggapan lebih mudah untuk menjangkaunya)

Karyawan mungkin sering enggan untuk mendekatkan diri pada ide-ide pengotomasiaan, karena mereka khawatir hal itu akan mengotomatisasikan diri meraka sehingga mereka tidak diperlukan lagi. Tapi pada kenyataannya bisnis-bisnis yang mempunyai performa tertinggi di dunia akan cenderung melakukan proses pengotomasian sebagian besar proses yang ada, baik secara formal atau informal. (Itu alasannya mereka bisa menjadi terbaik dibisnisnya)

Adalah mereka orang orang yang “mengotomasikan diri mereka sehingga mereka bisa keluar dari pekerjaan saat ini dan bisa melakukan pekerjaan yang berikutnya”.

Ketika kita berbicara tentang otomatisasi maka yang kita bicaakan adalah manfaat kepada karyawan, baik manfaat dalam fungsi atau posisi mereka saat ini juga manfaat dimana mereka punya kesempatan untuk mengembangkan diri ke posisi yang lebih tinggi atau posisi lain.

  1. Mulai dari yang kecil dan fokus pada satu fungsi bisnis.

Sebagai contoh, pada proses picking di DC pengambilan barang, dulu untuk 1 toko memerlukan waktu sekitar 10-15 menit dengan picking list, setelah di otomasisasi maka hanya memerlukan waktu sekitar 2 menit untuk melakukan lah yang sama. Dengan pemangkasan waktu tersebut maka nilai dari suatu bisnis akan terasa lebih besar.

Pilihlah fungsi-fungsi dimana ROI (Return Of Invesment/Balik Modal) nya solid atau nyata, barulah kemudian anda bisa pilih fungsi yang lain. Biasanya setelah anda bisa merasakan sedikit kemajuan/keberhasilan pada proses yang pertama tadi, karyawan anda akan meminta anda untuk melakukan otomatisasi beberapa fungsi yang lainnya untuk melengkapi atau mempermudah kerja mereka. Dengan demikian anda tidak perlu lagi mendorong mereka tapi justru mereka yang akan menarik anda untuk melakukan pengotomatisasian di bisnis anda.

  1. Otomatisasikan beberapa proses menjadi satu

Ketika anda memulai untuk mengotomtisasikan bisnis anda, pada awalnya anda akan mendifinisikan proses-proses yang ada, kemudian anda akan mengkodifikasikan proses tersebut, barulah anda akan mengotomatisasikan hal tersebut. Dan biasanya yang terjadi adalah bebapa proses yang ada akan mulai tereliminasi karena tidak begitu berguna.

Pada akhirnya proses-proses yang tidak terlalu berguna tersebut akan hilang karena sudah ditopang oleh beberapa proses lain yang anda otomatisasikan.

Hilangnya proses tadi akan menghasilkan nilai keefektifan, dan dari setiap proses-proses yang berhasil dihilangkan akan menghasilkan nilai efektif yang sangat besar.

Janganlah kita takut untuk menghilangkan suatu proses yang tidak efektif dan malah mengambil semua proses yang ada sebelumnya”.

  1. Buatlah suatu team yang berkonsentrasi pada otomatisasi

Setelah bisnis anda mencapai skala tertentu, anda akan menemukan bahwa anda sudah memiliki satu atau dua orang yang ahli dalam bidang otomatisasi dalam organisasi anda, ditambah beberapa karyawan lainnya yang berada disekitar mereka tapi tidak ahli.

Jika memang anda ingin mendapatkan hasil yang lebih baik, buatlah beberapa posisi yang berfokus pada otomatisasi dari team yang sudah anda miliki tersebut sehingga anda akan bisa merasakan perubahan hasilnya.

  1. Membangun sejarah

Dokumentasi apa yang anda miliki: dimana anda harus memulai, apa saja yang sudah anda habiskan, apa saja hasilnya, dan seterusnya pada setiap proyek yang anda lakukan.

Jika anda tidak melakukannya, maka anda tidak akan pernah tahu seberapa jauh anda sudah melangkah sehingga anda akan ragu dalam mengambil keputusan padahal mungkin ketutusan itu akan bisa menghasilkan ROI yang sangat besar bagi bisnis anda.

Maka rayakan keberhasilan anda dan dokumentasikanlah semuanya, maka dijamin anda akan menemukan bahwa bisnis anda sudah mencapai suatu tingkat yang lebih baik dari yang pernah anda pikirkan.

  1. Belajar dari para pemimpin

Jangan ragu untuk mencari para ahli dari tempat lain yang lebih besar atau yang lebih berpengalaman untuk memimpin inisiatif perubahan dan inovasi pada bisnis anda.

Karena orang-orang tersebut akan segera memberikan aura yang sangat luarbiasa bagi bisnis anda. Mereka memiliki visi untuk melihat dimana bisnis anda bisa berada 2 atau 3 tahun kedepan dan bagaimana melakukannya dengan benar, dan mereka memahami manajemen perubahan apa yang diperlukan dan tahu bagaimana memulai dari yang hal kecil dan sampai hal besar pada akhirnya.

  1. Pilih mitra teknologi

Jika anda mencapai titik dimana anda ingin menggandeng vendor, maka kuncinya adalah melihat rekam jejak mereka beberapa tahun kebelakang dan memastikan pasangan anda ini memiliki porsi yang tepat untuk ruang lingkup, inovasi dan teknologi yang anda perlukan.

Pikirkanlah tentang di mana bisnis anda inginkan berada pada 3 tahun kedepan, sehingga anda bisa pastikan apakah vendor anda ini sudah tepat untuk mendukung visi, pekerjaan, dan ekonomi bisnis anda tersebut.


Warning: Missing argument 1 for cwppos_show_review(), called in /home/sloki/user/k0404813/sites/maluegha.com/www/wp-content/themes/flat/content-single.php on line 29 and defined in /home/sloki/user/k0404813/sites/maluegha.com/www/wp-content/plugins/wp-product-review/includes/legacy.php on line 18